Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист 2023: образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.
Обязательные реквизиты путевого листа
С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно.
Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:
- о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
- о лице, оформившем ПЛ (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
- о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
- о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).
Также в разряд обязательных входят следующие реквизиты путевого листа 2022. Это:
- сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
- сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
- обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.
На какой срок выдается путевой лист
Срок действия путевого документа – сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.
В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя – это будет нарушением.
Как правильно заполнять путевой лист
Путевой лист оформляет транспортная организация, на которую работает шофер. Водитель должен расписаться о приемке и сдаче транспортного средства, сделать записи о поездках. Заполнение осуществляется шариковой ручкой с темным цветом пасты без ошибок и помарок. Корректировки допустимо вносить с помощью корректора.
Работоспособность автомобиля должна быть проверена до начала перевозок и после завершения пути по маршруту. Состояние транспортного средства записывается в путевом листе шофером под личную подпись.
Водители, которые работают с пассажирами, перед тем как отправиться в рейс, проходят медицинский осмотр. Все мероприятия осуществляются до начала работы. Подробный список обязательных реквизитов для легкого автомобиля выглядит следующим образом:
- период действия документа;
- оформитель путевого листа, наименование организации, фамилия, имя и отчество сотрудника;
- данные об автомобиле;
- сведения о водителе;
- информация о типе поездки и варианте перемещения.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Бухгалтерские проводки
При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Операция |
| 10/3 | 60, 76, 71 | Приобретено топливо |
| 19 | 60, 76 | Отражен НДС по топливу |
| 20, 23, 25, 26, 44 | 10/3 | Списано топливо по норме |
| 94 | 10/3 | Списано топливо, израсходованное сверх норматива |
| 73/2 | 94 | Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя |
Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)
Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.
Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.
Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.
Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.
Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.
Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.
Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Что будет включено в новые путевые листы
- Наименование и номер путевого листа теперь не входят в обязательные сведения.
- Сведения о собственнике или владельце транспорта заменили на информацию о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, которые оформили путевой лист.
- В новом листе нужно указывать не только тип и модель транспортного средства, но и его марку.
- Путевой лист автомобиля 2023 обязательно должен включать сведения о перевозке.
- Обязательно указывать дату, время и результат предсменного и предрейсового контроля технического состояния.
- Необходимо указывать дату, время и результат проведения медосмотра экипажа, предрейсового\предсменного и, если это предусмотрено, послерейсовго и послесменного.
- Теперь показания одометра нужно будет вносить не только при выезде с парковки, как раньше, но и при въезде на нее, а также при передаче последующему водителю после окончания смены.
- Неизменной осталась возможность указывать дополнительные сведения.
Правила оформления путевых листов
- Путевой лист по новым правилам оформляется даже в том случае, если в транспорте нет груза и пассажиров, а есть только один водитель. То есть путевой лист заполняется на любое транспортное средство, которое используется организацией или предпринимателем.
- Путевой лист теперь можно составлять в электронном формате, который утверждает ФНС. Делает это владелец транспорта, а если тот передан в аренду с экипажем, то арендодатель.
- Отметки о медосмотре медработник должен заверить электронной подписью, которая создана на Госуслугах.
- Ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспорта заверяет электронной подписью сведения: — о дате и времени выпуска ТС на линию; — о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния.
- Назначенное руководителем лицо также заверяет ЭП сведения о дате, времени и показаниях одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее. Если транспорт передают последующему водителю, то при передаче необходимо заверить эти же отметки.
- Если электронный путевой лист предъявляют при приеме груза для перевозки, его можно использовать в электронной форме или в виде бумажной копии.
- Если используется электронный путевой лист, топеревозчик или водитель должен предоставить грузоотправителю для сверки подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты.
Электронный путевой лист
Электронный путевой лист необязателен и такой формат путевки разрабатывается ФНС РФ. А поскольку путевка приравнивается к другим электронным документам вроде электронной транспортной накладной, при оформлении следуйте ст. 18.1 Устава.
Итак, как формируется электронный путевой лист:
- Участниками подписывают файлы обмена с помощью УКЭП или УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), сертификат ключа проверки подписи создается и используется на Госуслугах. Для файла обмена электронной путевки нужны подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Какие санкции предусмотрены за отсутствие путевки?
Шофер обязан иметь при себе во время рейса путевой лист форма 3 и предъявить ее по требованию сотруднику полиции. Перемещение без нее чревато привлечением водителя к административной ответственности по статье 12.3 КоАП, часть 2 в виде штрафа в размере 500 рублей. Проверять наличие путевки у водителя имеет право служба ФНС, инспектор ГИБДД, а также сотрудники ГИТ. На предприятии путевые листы должны сохраняться в течение 5 лет согласно Распоряжению Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г. За это несет ответственность диспетчер либо другой уполномоченный сотрудник фирмы. На него могут наложить штраф в размере 20 тыс. рублей в случае отсутствии путевок. Само предприятие в этом случае могут оштрафовать на сумму до 100 тыс. рублей.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц?
При отправлении водителя на служебном автотранспорте в продолжительную командировку, выписывается путевой лист сроком на месяц. Ниже будет описано пошагово, как необходимо записать сведения в путевой лист на месяц и на что обратить внимание.
Учреждение обязано выписать «путевку» легковой автомашины для подтверждения расходов на ГСМ и техническое обслуживание автотранспорта. Кроме того, в документе отображается сопровождающее лицо (если имеется).
При использовании учреждением унифицированного бланка, удобнее выписывать «путевки» на более продолжительный срок, например, на одну или две-три недели, и даже на месяц.
Законодательством предусмотрен такой вариант выписывания путевого листа. При этом продолжительность действия бланка не должна превышать более одного месяца.
При пользовании одним автомобилем несколькими водителями, можно выписывать несколько «путевок» легкового автотранспорта на месячный срок. Каждая путевка оформляется на одного шофера (Приказ Минтранса № 152 от 28.11.97г., п. 11).
Как упростить заполнение путевых листов?
В этом помогают специальные программы для создания и ведения путевых листов. Благодаря им вы сможете использовать готовые формы путевых листов, которые будут автоматически обновляться в зависимости от требований законодательства.
- «Победасофт» — интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование, стоимость решения 14 000 руб.
- «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт — коробочное решение 28 500 руб., аренда программы в облаке от 1470 руб./мес.
- «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ — коробочное решение 59 700 руб., аренда программы в облаке от 1830 руб./мес.