Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Командировка — что необходимо сделать до отъезда руководителя
Руководитель — такой же сотрудник, как и любые другие в штате компании. Несмотря на это, командировка проходит с некоторыми нюансами. Ну хотя бы тот факт, что для руководителя норма, что он сам себе оформляет и подписывает документы перед отпуском. Об этом праве гласит письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11.03.2009.
Командировка сопровождается оформлением приказа на поездку. Здесь два варианта — использовать унифицированную форму Т-9 или документ, который ранее приняли в организации для этих целей. Приказ фиксируют в журнале регистрации.
Задача руководителя — самостоятельно составить служебную записку и подписать ее. Поэтому на документе две подписи и обе от гендиректора. Одна подтверждает постановку задания, а вторая — ознакомление с ним.
Служебную записку руководителя составляют по форме Т-10а. В ней указывают для кого командировка и размер аванса. Выданную сумму определяют с учетом всех затрат:
- цена билетов на основной транспорт — самолет, поезд;
- стоимость трансфера — например, такси до вокзала или аэропорта;
- суточные — командировка также требует денег на дополнительные расходы, связанные с пребыванием в другом городе или стране;
- аренда жилья — квартира, номер в отеле для руководителя;
- представительские расходы — ужины, бизнес-ланч с партнерами, услуги переводчика.
Изменения в 2023 году
Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.
Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.
По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.
Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.
С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.
Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Командировка директора — документы, приказ, как оформить
Для одних отечественных хозяйствующих субъектов командировка директора не является чем-то экстраординарным, другие сталкиваются с этим впервые, задаваясь вопросами типа «как ее оформить», «какие документы нужны, и кто их будет визировать». Ответы на них, а также детальная инструкция по оформлению командировки для руководителя, представлены в статье.
Предлагаем ознакомиться: Приказ об утверждении норм выдачи спецодежды на предприятии образец
Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК и звучит следующим образом: это – поездка подчиненного с отрывом от постоянного рабочего места для выполнения данного руководством поручения.
Таковой не считаются поездки сотрудников, нанятых для разъездной работы.
Особенности направления в нее содержит одноименное правительственное Постановление № 749 от 13.10.2008 г.
Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.
Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.
Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.
Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.
Обратите внимание
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Как правильно оформить командировку
Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи. В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание.
Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.
Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами.
Представим сходства и различия в виде таблицы: Признаки Командировка Работа разъездного характера Количество поездок Разовые, до нескольких раз в год.
Постоянные. Регулирующие нормы — . Часть 2 (в сфере заключения трудового договора); .
Регион поездок Любой. Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работы Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя.
Осуществление основных трудовых обязанностей.
Как правильно оформить командировку
Осуществление основных трудовых обязанностей.
Оплата Из расчета среднедневного заработка. Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
Оформление Специальный приказ (распоряжение) руководителя. Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
- суточные;
- прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
- возмещение проезда;
- найм жилья;
- суточные;
- прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
- найм жилья;
- возмещение проезда;
Варианты возмещения расходов В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету.
По локальным нормативным актам:
- постоянная фиксированная надбавка.
- в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
Командировка директора в выходной день
Иногда руководителям компании приходится отправляться в командировку или пребывать из нее в выходной или праздничный день. В целом, это запрещено ст. 113 ТК, но в ней же приведены исключительные случаи, когда это допускается.
Так, командирование директора в выходной и нерабочий праздничный день возможно только с его письменного согласия и должно быть обусловлено необходимостью оперативного выполнения непредвиденных заданий, от которого зависит нормальное функционирование хозяйствующего субъекта.
По приезду руководителю ст. 153 ТК предоставляется:
- оплата в повышенном (минимум – двойном) размере;
- одинарная оплата + дополнительный день отдыха в любое удобное для него время.
Образец приказа о командировке директора
В крупных организациях нередко начальству приходится отправляться в отъезды по служебным вопросам. Однако для этого следует учесть ряд формальностей, а также выполнить их в соответствии с законодательством РФ и Уставом данной организации (как и при оформлении даже такого момента, как временное замещение работника, для чего издается соответствующий ).
А именно – оформить и издать документ о направлении начальства в командировку.
Как же это сделать? Какие изменения претерпела требуемая документация в 2023 году? Приказ о направлении директора в командировку применяется для того, чтобы письменно подтвердить факт командирования, чего требует закон.
А нарушение закона влечет за собой ответственность, поэтому важно соблюсти данное требование.
Причем распоряжение обязательно даже в случае отъезда продолжительностью менее одного дня. Наличие распоряжения также закрепляет условия оплаты командирования отправляемого лица и все расчеты налоговых затрат в пути. Избежать его оформления возможно, лишь когда трудовая деятельность отправляемого в рабочую поездку лица не связана с пребыванием на постоянном месте одной работы.
В таком случае ни приказ, ни сама служебная поездка не имеют права на существование. В остальном этот документ необходим.
Перед тем, как оформлять документ-распоряжение о командировании руководителя, можно составить служебную записку – основание для направления в рабочую поездку. В образце служебной записки требуется указать цель командировки, дату и время отъезда и предполагаемого возвращения, а также транспорт, доставивший в пункт назначения.
Это поможет сократить налогообложение «казны» предприятия. Хотя с 2023 года этот документ не является обязательным. Затем уполномоченное лицо составляет распорядительный акт на командирование.
Образцовый приказ директора на самого себя в командировку должен содержать следующие сведения:
- Цель служебной поездки и вопросы, которые должно решить отправляемое лицо;
- Все реквизиты организации: наименование организации и её учреждения (например, ООО), ИНН, ОКПО;
- Все реквизиты руководителя, направляемого в рабочую поездку;
- Сроки его пребывания в рабочем отъезде;
- Инициалы главы предприятия, подписи всех участников и печать.
- Точная информация о месте направления (вплоть до адреса улицы и номера дома);
- Источник финансирования;
- Ссылка на служебную записку (при желательном наличии);
С 2023 г.
рабочие поездки регулируются письменным решением работодателя – распоряжением о командировании. Этот документ подписывается главным руководителем организации. То есть если директор является таковым, то ему и нужно подписывать изданное собой распоряжение.
Если у предприятия имеется выше стоящее звено, чем директор, то правом подписания и издания (в зависимости от Устава организации) обладает именно оно. Но подпись руководителя как подтверждение ознакомления с документом также необходима.
Возложение обязанностей
В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).
Как правило, это следующие сотрудники:
- заместитель директора;
- руководитель отдела кадров;
- руководитель какого-либо подразделения или отдела;
- соучредитель, если таковой имеется;
- бухгалтер.
Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:
- Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
- Нужно получить письменное согласие сотрудника.
- Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Командировка представляет собой выезд в какое-либо иное предприятие отличное от постоянного места работы для выполнения каких-либо поручений или заданий, важных для развития бизнеса и организации в целом.
Командировка руководителя организации имеет ряд специфичных особенностей, которые влияют не только на работу самого директора, но и на работоспособность фирмы, которую он возглавляет.
Прежде всего при оформлении такой поездки необходимо апеллировать законом и составлять все согласно нормативным правовым актам.
С чего начинается составление приказа на командировку
Написание приказа начинается с изучения служебного задания. В нем излагается необходимость поездки и ее длительность. Затем составляется приказ. На его основании финансовый отдел рассчитывает размер командировочных (о том, как считаются суточные в командировке — читайте в статье здесь. В этом вопросе предприятие вправе руководствоваться своими локальными возможностями.
Служебное задание на командировку образец заполнения
Служебное задание на командировку бланк
После расчета авансовые средства выдаются командированному. Как правило, сотрудник получает командировочное удостоверение. Оно подтверждает, что его обладателю делегирован статус «командированного», содержит отметки о времени прибытия и убытия командированного.
Итак, накануне отъезда необходимо сделать следующее:
- Иметь проверенную информацию о прибытии/отъезде: место, точное время прибытия/отъезда, номера рейсов.
- Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены.
- Иметь окончательный список отъезжающих в командировку.
- Подтвердить бронирование гостиницы.
- Проверить наличие командировочного(-ых) удостоверения(-й), (унифицированная форма № Т-10).
- Иметь утвержденную программу пребывания. Убедиться, что выполнены все необходимые заказы, связанные с проведением мероприятий.
- Определить время и место отъезда и сообщить об этом водителю.
- Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке.
- Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов. Командированному необходимы:
- паспорт;
- билет;
- страховой полис;
- кредитные карточки;
- командировочное удостоверение;
- визитные карточки;
- документы и материалы.
Во время командировки руководителя необходимо иметь исчерпывающе точную информацию о степени решения тех или иных вопросов, результатах состоявшихся в его отсутствие переговоров, планах должностных лиц, так, чтобы руководитель, позвонив в организацию, получил полное представление о состоянии дел.
После возвращения руководителя из командировки необходимо оказать ему содействие в оформлении авансового отчета (унифицированная форма № АО-1), приложив к нему все документы, подтверждающие служебные расходы: проездные документы, гостиничные счета и т. д.
Бронирование гостиницы
Предоставление гостиничных услуг на территории Российской Федерации должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.
- свидетельство о присвоении гостинице соответствующей категории, если категория присваивалась;
- сведения о сертификации услуг, подлежащих обязательной сертификации (номер сертификата, срок его действия, сведения об органе, его выдавшем);
- сведения о номере лицензии, сроке ее действия, об органе, выдавшем лицензию, если данный вид деятельности подлежит лицензированию;
- извлечения из государственного стандарта, устанавливающего требования в области оказания услуг;
- цену номеров (места в номере);
- перечень услуг, входящих в цену номера (места в номере);
- перечень и цену дополнительных услуг, оказываемых за отдельную плату;
- сведения о форме и порядке оплаты услуг;
- предельный срок проживания в гостинице, если он установлен гостиницей;
- перечень категорий лиц, имеющих право на получение льгот, а также перечень льгот, предоставляемых при оказании услуг в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами;
- порядок проживания в гостинице;
- сведения о работе размещенных в гостинице предприятий общественного питания, торговли, связи, бытового обслуживания и др.;
- сведения об органе по защите прав потребителей при местной администрации, если такой орган имеется;
- сведения о вышестоящей организации.
На класс (т. е. уровень сервиса) гостиницы, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5.
Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т. п.:
- STD (standart) — стандартная категория номеров в гостинице; BDR, BDRM (bedroom) — номер со спальней; superior — номер большего размера, чем стандартный; corner room — угловая комната; balcony — номер с балконом;
- studio — студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
- family room — семейный номер, размером больше стандартного;
- family studio — номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
- king size или extra bed — номер с большой кроватью для семейной пары;
- suite — номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
- suite mini — номер улучшенной категории;
- junior suite — однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
- de luxe — номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
- executive suite, suite senior — номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
- business — большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
- honeymoon room — номер для молодоженов;
- connected rooms — совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
- duplex — двухэтажный номер;
- apartment — номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
- president — самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.
Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя.
Заявка составляется на бланке письма организации, помимо информации необходимой для бронирования (см. «Примерный текст письма-заявки на бронирование») обязательно указываются:
- дата письма-заявки; фамилия, имя, отчество исполнителя; номер контактного телефона исполнителя; номер факса, на который следует направить письменное подтверждение.