Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить ответ на претензию по оплате задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пишется данный документ на официальном бланке организации. Если таковой не разработан в соответствии с особенностями документооборота, то на простом листе, но с указанием реквизитов компании или юридического лица. Заверяется у руководителя или начальника отдела, уполномоченного на подобные действия. Отправляется ответ по адресу контрагента, предъявившего вам свои требования. Обычно через почту, заказным письмом с уведомлением о доставке и заранее сделанной описью всех прилагаемых к нему документов. Утвержденной формы обратного письма на претензию не существует. Однако, кое-какие правила все же должны быть соблюдены.
Для составления письма-правового документа на жалобу требуется определенная процедура ответа.
- Письмо регистрируется как организационная корреспонденция. Приписывается ряд исходящих и датированных пунктов. Эти пункты появляются в начале письма.
- Ответ на жалобу печатается на бланке организации. Если такого бланка нет, то в заголовке письма следует написать название органа, его основную информацию и контактные данные.
- лицо, которому адресовано письмо, и лицо, с чьего адреса должен начинаться текст; и
- должен подписать письмо. Чаще всего это делают лица, ответственные за организацию. Это подчеркивает важность ответа и устраняет любые сомнения в том, имеет ли подписавший право подписи. Если руководитель не может подписать все письма, можно использовать телевизионную печать. Наличие печати на теле необязательно.
Какие бывают основания для несогласия с полученным претензионным письмом?
По выше приведенному порядку видно, что сердцевину ответа на претензию составляет абзац с выражением сути несогласия и приведенными доводами. Давайте посмотрим, какими они могут быть в соответствии с законодательством, чтобы вы могли грамотно противостоять недобросовестным клиентам/потребителям.
- Реализованный вами товар не подлежит возврату согласно Правилам продажи отдельных видов товаров (Постановление Правительства РФ от 19.01.98 N 55, в редакции от 23.12.16);
- Истек период в течение, которого можно было вернуть товар;
- Истек период, предусмотренный вашим договором поставки товаров или оказания услуг, в течение которого можно было предъявлять рекламацию;
- Незаконные побуждения к возвращению товара, а также «терзающие вас смутные сомнения» в махинациях проводимых потребителем;
Вывод из строя товара по вине потребителя; - Виновное действие потребителя после оказанной услуги или поставленного товара, в результате, которого у него возникло неудовлетворение качеством;
- Испорченный внешний вид товара.
Выше мы перечислили легальные доводы, которыми вы можете воспользоваться для выражения несогласия с полученной претензией.
Использование нижеследующих причин считается незаконным:
- Немотивированное уклонение от возмещения стоимости товара или услуги;
- Отсутствие товарного, кассового чека, накладной, квитанции и т.д.
Ложное причисление товара к перечню невозвращаемых; - Отговорка о неимении денег или идентичной продукции;
- Отговорка о неимении ресурсов, потенциала или специалистов выполнить требование, изложенное в претензии;
- Нежелание принять возврат товара, реализованного по промо-акции;
- Прочие необоснованные доводы.
Как документ правильно составить
Ответ на претензию создается в свободной форме при соблюдении определенных правил написания такого рода документов. То есть обращение должно быть написано официально-деловым стилем. В нем не должно быть грубых выражений, оскорблений и бытового языка. В ответе на претензию не допускаются исправления и ошибки. Перед его отправкой следует тщательно проанализировать документ на наличие неточностей.
Написанный ответ должен быть аргументированным, полным и лаконичным. Все доводы нужно сопровождать корректными отсылками к соответствующим нормативным актам, ведомственным инструкциям, правилам и другим актам, которые могут стать сюрпризом для автора жалобы.
Ответ непременно должен содержать все требуемые реквизиты, придающие документу правовую силу.
По защите прав потребителей
Чтобы установить оптимальное равновесие между такими сторонами как продавец/покупатель, создан отдельный закон, регулирующий все нюансы возникающих правовых отношений в сфере купли-продажи (услуги и товары).
Продавцу, рассматривающему полученную от потребителя жалобу, касающуюся проведения ремонта или же возврата, следует использовать именно этот закон и его положения — ФЗ «О защите прав потребителей».
Важно! Статья 22 закона «О защите прав потребителей» гласит, что покупатель должен получить ответ на свое требование от продавца на протяжении 10 дней (соблюдение этого срока – обязанность последнего).
Высчитывается этот период со дня направления потребителем своей жалобы в письменном виде в адрес продавца (берется во внимание отметка о принятии документа).
Следует учитывать, что указанный в законе период не означает, что до его истечения требование покупателя должно быть удовлетворено. Решать этот вопрос должен продавец, который изучив претензию может полностью удовлетворить заявленные требования или же официально отказать заявителю.
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.
Насколько быстро придет ответ на переданную претензию, зависит от таких обстоятельств:
- У товара присутствуют признаки производственного брака или определяются признаки некачественности, и эти явные факты не вызывают сомнений. При таких обстоятельствах на обращение однозначно дается положительный ответ – требования удовлетворяются в полном объеме;
- Товар является технически сложным и поэтому для установления причины его поломки необходимо привлечение эксперта. Последний, после изучения товара, предоставляет заключение, являющееся официальным документом;
- Приобретенный товар был испорчен после покупки (сами покупателем или другим лицом). Это доказывается экспертизой;
- Товар вышел из строя по причине нарушения правил его эксплуатации (установки) и данный факт признается владельцем. При таком раскладе, ответ об отказе направляется сразу же.
Учтите! Основной фактор, в большинстве случаев влияющий на скорость оформления ответа, — обязательность проведения экспертной оценки. Именно экспертиза по закону устанавливает наличие у товара недостатков и причины, по которым они возникли.
Срок ответа на претензию потребителя путем ее удовлетворения
Закон определяет такие сроки ответа на претензию, если ситуация подразумевает обязательное удовлетворение заявленных физическим лицом (приобретателем товара) требований:
- немедленно (если срок не определен соглашением) или же в течение периода не более 45 суток (ограничивается периодом устранения недостатков), согласно пункту 1 статьи 20 Закона;
- неделя, в случае если заменяется товар, имеющий недостатки, согласно абзацу 1 пункта 1 статьи 21;
- в течение 20 суток при замене товара с признаками дефектов и необходимостью проведения его доп. проверки для экспертного установления его качественности и текущего состояния, согласно абзацу 1 пункта 1 статьи 21;
- в течение месяца – устанавливается при замене товара низкого качества, при отсутствии у продавца качественного аналога на замену, согласно абзацу 2 пункта 1 статьи 21;
- срок, который необходим на организацию доставки некачественной продукции (товара) в районы Крайнего Севера, в случае если у продавца нет нужного для замены товара на день предъявления требования от покупателя, согласно абзацу 3 пункта 1 статьи 21;
- 10 суток – определено границами удовлетворения потребительских требований уменьшением стоимости товара из-за его недостатков, полным возвратом стоимости, возмещением убытков и пр. – установлено статьей 22.
В случае несоблюдения обозначенных выше сроков, на продавца накладывается ответственность – ее наличие свидетельствует о необходимости обязательного соблюдения законодательно определенных сроков.
Как написать положительный ответ на поданную претензию?
Для написания согласия нет определенной формы оформления. Документ вы должны написать от руки или напечатать на компьютере, соблюдая при этом грамматические правила.
Помните, что письмо-ответ составляется в соответствии с правилами делового этикета.
Письмо составьте в 2 экземплярах, один из которых направьте покупателю, а второй оставьте у себя. В согласии укажите контактные данные обеих сторон, суть спора, варианты выхода из сложившейся ситуации и сроки по исполнению обязательств. При составлении этого вида документа придерживайтесь определенных пунктов:
- Обращайтесь к потребителю уважительно.
- Выражайте извинения за принесенные неудобства.
- Высказывайте свое видение сложившейся проблемы, тем самым не отрицайте своей вины.
- Выкажите возможное решение спора.
- Признайте свою вину и укажите причину произошедшего инцидента.
- Предложите сотрудничество в дальнейшем и возможные скидки, и бонусы.
Ответ направьте через почтовое отделение по возможности с получением уведомления о получении документа. И помните, что нельзя использовать чужие шаблоны для урегулирования своей ситуации, потому что этот документ индивидуален.
Образец претензии на гарантийный ремонт.
Ответ на претензию о взыскании задолженности
Согласно тексту ЗоЗПП, реакция на претензию о погашении задолженности должна последовать в установленные законом сроки, которые могут устанавливаться в соответствии со следующими критериями:
- Чаще всего заявители прибегают к статье 452 ГК РФ и устанавливают минимальный срок для написания ответа на досудебную претензию по задолженности – это 30 суток с момента её подачи.
- В исключительных ситуациях, когда написание ответа на жалобу требует времени по различным обстоятельствам, заявитель может устанавливать свой индивидуальный срок в тексте самого документа, для примера, 45 или 60 суток.
- Когда срок в претензии не ставится, а лишь дата её написания, то он считается как минимальный по закону – 1 месяц. Если же заявитель не поставил даже дня составления бумаги, она считается ничтожной и не имеет юридической силы.
- В случае, если сотрудник призывает работодателя к погашению задолженности по заработной плате, период реагирования на подобное письмо может быть сокращён до 7 суток. То же касается тех ситуаций, когда один из родителей призывает бывшего супруга оплачивать свои алиментные обязательства вовремя или в иных безотлагательных ситуациях, предусмотренных действующим законодательством в нашем государстве.
Ответ на претензию по оплате задолженности: образец
Общая схема составления такого ответа на претензию не имеет особой специфики. В содержательной части письма могут быть два варианта – согласие полное и частичное.
В первом случае после заголовка «ответ на претензию» могут быть размещены фразы о том, что при рассмотрении поступившей информации о задолженности по договору (идентификационные данные) контрагент пришёл к следующему выводу (решение о полном или частичном согласии). Просрочка выплат была вызвана обстоятельствами, которые для нашей организации носят характер непреодолимой силы.
После согласия с общей суммой задолженности и сроками её погашения может быть приведена фраза о несогласии, например, с суммой неустойки. В качестве контраргумента в этом случае следует привести свои расчёты.
При полном согласии можно только принести извинения, объяснить причины задержки выплат, сообщить о дате погашения задолженности.
Скачать и ознакомиться с образцом ответа на претензию по оплате задолженности.
Как документ правильно составить
Ответ на претензию создается в свободной форме при соблюдении определенных правил написания такого рода документов. То есть обращение должно быть написано официально-деловым стилем. В нем не должно быть грубых выражений, оскорблений и бытового языка. В ответе на претензию не допускаются исправления и ошибки. Перед его отправкой следует тщательно проанализировать документ на наличие неточностей.
Написанный ответ должен быть аргументированным, полным и лаконичным. Все доводы нужно сопровождать корректными отсылками к соответствующим нормативным актам, ведомственным инструкциям, правилам и другим актам, которые могут стать сюрпризом для автора жалобы.
Ответ непременно должен содержать все требуемые реквизиты, придающие документу правовую силу.
Если ответ создается юридическим лицом, то его нужно составлять на официальном бланке.
Структурно ответ на претензию выглядит следующим образом:
Ответ посылается с помощью заказного письма с описью вложения либо передается адресату прямо в руки под роспись. Если используется последний случай, документ нужно составить в двух экземплярах. При посылке ответа организацией его следует заранее заверить печатью компании и проставить дату и номер исходящей корреспонденции.
К ответу на претензию прикрепляются документы, которые подтверждают достоверность указанной информации.
Это может быть копия паспорта, копия соглашения, копии платежных документов, удостоверяющие факт оплаты, акты сверки и др.
В каких случаях требования отклоняются
У адресата претензии есть несколько вариантов, как на нее реагировать. В каких же случаях должник вправе отклонить выдвигаемые требования?
Обратите внимание! Существует четыре основания:
- отсутствие вины должника в обстоятельствах, приведших к невыполнению обязательств. Такие ситуации описываются в пунктах договоров «Действия непреодолимой силы»;
- невыполнение обязательства случилось из-за ситуации, которая хоть и не является форс-мажором, но не может контролироваться;
- неправильно указан адресат;
- требования, которые предъявляет кредитор, неправомерны или не были зафиксированы в соглашении.
В определенных ситуациях, несмотря на верно написанный ответ на претензию, не получается избежать судебной тяжбы. Но сам факт, что ответ был предоставлен в требуемый срок, будет для должника еще одним плюсом. В ином случае ему понадобилось бы возместить все судебные расходы даже при положительном исходе.
Как составить ответ на претензию
Претензионная работа – одно из направлений деятельности юристов, их специализация. Не каждый юрист «широкого профиля», который берется за любое подвернувшееся дело в любой отрасли права, в состоянии оказать квалифицированную помощь в составлении ответа на претензию. Связано это с тем, что претензионный порядок урегулирования конфликтных ситуаций может быть законным – регламентированным тем или иным нормативным актом, самый известный – «Закон о защите прав потребителей», или договорным, когда условие о досудебном разрешении конфликтных ситуаций прописано сторонами в договоре.
Обратите внимание! И в том и в другом случаях стороны исходят из того, что конфликтную ситуацию разумнее разрешить путем переговоров и компромиссов, чем в зале суда.
Нужно ли отвечать на претензию
Претензия по оплате задолженности направляется должнику, если он систематически не выполняет свои обязанности по возмещению денежных средств. Возможность истребования своих денежных средств закреплена на законодательном уровне, поэтому ни в коем случае нельзя игнорировать подобный документ, если долг действительно существует. Последствия игнорирования данного документа могут вылиться в судебное разбирательство.
Направляя претензию должнику, кредитор рассчитывает на получение ответа и выполнение требований, указанных в документе. Достаточно часто получатель письма из банка не имеет возможности выплатить долг и в этом случае необходимо прийти к компромиссу и не игнорировать попытки банка урегулировать сложившуюся ситуацию.
Все претензии можно разделить на 3 вида:
- Обязательные;
- Предъявляемые на основании договора;
- Предъявляемые по желанию одной из сторон.
Что касается целей предъявления претензии, то в большинстве случаев обращение к должнику направлено на:
- Досудебное решение вопроса и стимулирование клиента выплатить долг;
- Получение возможности обращения в суд;
- Запугивание неплательщика.
Также стоит сказать, что существуют законные основания, позволяющие отказать кредитору в выполнении предъявляемых требований. Отказ возможен если:
- Возникли обстоятельства непреодолимой силы;
- Случилась внештатная ситуация;
- Требования банка являются незаконными;
- Получатель указан неверно.
В каких случаях требования отклоняются
У адресата претензии есть несколько вариантов, как на нее реагировать. В каких же случаях должник вправе отклонить выдвигаемые требования?
Обратите внимание! Существует четыре основания:
- отсутствие вины должника в обстоятельствах, приведших к невыполнению обязательств. Такие ситуации описываются в пунктах договоров «Действия непреодолимой силы»;
- невыполнение обязательства случилось из-за ситуации, которая хоть и не является форс-мажором, но не может контролироваться;
- неправильно указан адресат;
- требования, которые предъявляет кредитор, неправомерны или не были зафиксированы в соглашении.
В определенных ситуациях, несмотря на верно написанный ответ на претензию, не получается избежать судебной тяжбы. Но сам факт, что ответ был предоставлен в требуемый срок, будет для должника еще одним плюсом. В ином случае ему понадобилось бы возместить все судебные расходы даже при положительном исходе.
Кредиторы направляют требования в трех основных случаях.
- Поощрять должников к совершению платежей в надежде избежать судебного разбирательства, если это возможно.
- Вы имеете право обратиться в суд.
- Запугивать должников, прекрасно понимая, что шансы выиграть дело о взыскании долга невелики.
Форма ответа на претензию зависит от цели, которую преследует кредитор.
Если требование кредитора касается только суммы долга и не включает, либо является минимальным с точки зрения штрафов или инфляционных потерь, кредитор готов скрестить шпаги в суде. В таких случаях не стоит беспокоиться.
Вы должны отправить вежливый ответ, в котором
- Согласитесь с тем, что долг существует, и извинитесь за задержку платежа.
- Поблагодарите их за сотрудничество и попросите их продолжить (если это их намерение).
- Определите, готовы ли они урегулировать задолженность.
- Если нет возможности погасить долг сразу, стоит составить соответствующий график и предложить отсрочку или частичные выплаты.
Если на требование кредитора отвечают ссылками на процессуальный кодекс, законодательство о защите прав потребителей и положения договора, значит, кредитор ищет повод для суда и компромисс не подготовлен. Такие требования включают максимальные штрафы независимо от срока давности, и ежедневное увеличение задолженности подробно рассчитывается.
Несмотря на неизбежность судебного разбирательства, ответ на иск должен быть составлен.
Ответ должен быть таким же вежливым, как и предыдущий ответ, и должен содержать ту же информацию и причины задолженности.
Надо ли отвечать на претензию
Претензионный порядок рассмотрения споров с участием граждан, как правило, не является обязательным. И направление письма с требованием погасить задолженность означает, что другая сторона пытается решить вопрос миром и не доводить дело до суда. Да и для должника такой вариант развития событий предпочтительнее — не придется нести судебные расходы и тратить время на разбирательство.
Ваше решение, давать ли ответ на досудебную претензию по задолженности или нет; все зависит от вашего согласия или несогласия с выдвинутыми требованиями и дальнейшей тактики.
У вас есть выбор:
- произвести требуемую оплату, если вы признаете требования справедливыми и тоже не хотите доводить дело до суда;
- ответить на претензию, если вы с чем-то в ней не согласны, просить отсрочить платеж, пояснить механизм расчета и т. п.;
- проигнорировать обращение. В этом случае вопрос взыскания долга с большой долей вероятности перейдет в суд.
В ситуациях, когда долг не платится на протяжении продолжительного срока, должникам может поступить претензия о взыскании, создаваемая согласно действующему законодательству. Ее не следует игнорировать, ведь иначе может последовать обращение в судебную инстанцию с иском. Посылка обращения с требованием выплаты задолженности является досудебным способом урегулирования спора.
Кредитор будет ждать ответа на посланную претензию и дальнейшего исполнения взятых на себя обязательств. Если все его требования не будут выполнены, может последовать исковое заявление и старт судебной тяжбы. Чтобы избежать такого хода событий, правильнее решить конфликт мирным путем.
Претензии бывают следующего свойства:
- подлежащие предъявлению в обязательном порядке;
- подлежащие предъявлению в рамках существующего договора;
- подлежащие предъявлению волеизъявлением любой из сторон.
Претензия в гражданском судопроизводстве не выступает в роли обязательного элемента, в отличие от арбитражного производства. Следовательно, посылка претензии – это шаг кредитора к разрешению конфликтной ситуации до судебного заседания. Ответить на такое послание нужно в любом случае.
Целями, с которыми кредитор отправляет претензию, являются:
- стимулировать должника вернуть задолженность, желательно в досудебном порядке;
- получить право на обращение в судебный орган;
- запугать должника.
В зависимости от цели, которой добивается жалобщик, будет зависеть вид ответа. Его можно создать по определенному шаблону.
Например, претензия от заказчика в рамках подрядного соглашения чаще всего акцентирует внимание на устранении недостатков в деятельности. Стороны вправе в договоре указать, что ответ является обязательным, но ответственность, как правило, не прописывают. Следовательно, требование нужно незамедлительно исполнить.