Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заболели во время отпуска? Разбираемся, как быть с больничным». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете нужно сторнировать часть отпускных (напоминаем, что речь идет о ситуации, когда работник решает перенести «лишние» дни отпуска на будущее). Сделать это нужно в тот момент, когда работник принесет заявление о переносе отпуска вместе с больничным листом и организация на основании листа начислит больничные.
Учет отпуска, перенесенного из-за болезни
Что касается налогового учета, то сумма отпускных, как известно, включается в состав расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Если впоследствии отпускные пересчитываются в сторону уменьшения, то как это провести в налоговом учете? Через уменьшение ранее отраженных расходов или через отражение суммы пересчета (возмещаемой работником) в составе внереализационных доходов?
Среди специалистов мнения разные. К сожалению, четких разъяснений чиновников на этот счет нет. Есть только одно старое письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224, в котором чиновники в похожих случаях суммы возмещения советуют включать в доход.
Поскольку ясности в этом вопросе нет, компания может выбрать любой из вариантов и прописать его в своей учетной политике. Или же обратиться в свою налоговую инспекцию и действовать, исходя из полученного ответа.
Продление «автоматом»
Если работник решает продлить свой отпуск, надо ли ему писать заявление на продление отпуска? Нет, не нужно. Отпуск продляется автоматически. Это следует из п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее – Правила об очередных и дополнительных отпусках). Там сказано, что если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению нанимателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя.
Так что единственное, что требуется от работника, – это сообщить своему работодателю о факте своего заболевания. Это можно сделать и по телефону. Соответственно, раз отпуск продляется автоматически, то и приказ о продлении отпуска составляться не должен.
При этом продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Так, если вы используете утвержденную Госкомстатом унифицированную форму № Т-12, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9».
Продлевать отпуск или переносить?
Законодательство не содержит прямого указания, когда нужно продлевать, а когда переносить отпуск. Данный вопрос решается по взаимной договоренности работника и нанимателя.
При этом следует учитывать:
|
Продление отпуска |
Перенос отпуска |
| Продлевать отпуск (при наличии листка нетрудоспособности) допустимо без оформления заявления.
Приказ о продлении также необязателен |
При переносе отпуска кадровики вносят изменения в уже согласованный и подписанный график отпусков и издают соответствующий приказ, что делается только на основании письменного заявления работника |
Нюансы применения 1С: ЗУП при продлении отпуска из-за больничного
Корректировка исходного отпуска работника должна осуществляться с учетом листка нетрудоспособности, который следует отразить в учете. Для этого бухгалтеру нужно действовать так:
- Войти в раздел «Расчет зарплаты», выбрать опцию «Начисление по больничному», добавить новый документ.
- Внести информацию для исчисления пособия.
- Перейти на вкладку «Начисление отпуска», открыть ранее сформированный документ, нажать на кнопку «Исправить» внизу экрана.
- Скорректировать период отпуска, нажать на кнопку «Рассчитать» для изменения суммы отпускных.
- Сравнить размер предыдущих и текущих отпускных, сделать вывод о необходимости доплаты или удержания причитающихся работнику средств.
Пример 3
Сотрудница находилась в отпуске 21 день (с 8 по 28 апреля 2019). Согласно предоставленному листу нетрудоспособности, во время отдыха она проболела 5 дней (с 15 по 19 апреля). По договоренности с руководством, остаток отпуска перенесен на август 2019.
В этом случае бухгалтеру нужно скорректировать отпускные:
- Рассчитать больничный, исходя из того, что среднедневной заработок работницы за два предыдущих года — 989,76 руб. Пособие по нетрудоспособности составляет (989,76 * 5) = 4 948,80 руб.
- Поднять записку-расчет о начислении отпускных, согласно которой среднедневной заработок сотрудницы за предыдущие 12 месяцев — 1 023,89 руб., отпускные — 21 501,69 руб.
- Скорректировать размер отпускных: ((21 — 5) * 1 023,89) = 16 382,24 руб.
- Определить переплату: 21 459,69 — (16 382,24 + 4 948,80) = 170, 65 руб.
- Проверить правильность расчета. Поскольку среднедневной заработок в первом случае больше, чем во втором, возникает переплата: (1 023,89 — 989,76) * 5 = 170,65 руб.
- Предложить сотруднице погасить задолженность путем внесения наличных в кассу предприятия либо получить от нее заявление на удержание излишне выплаченных средств из ближайшей зарплаты.
Как оформить перенос отпуска
Перед тем как оформить перенос отпуска из-за больничного, определите количество больничных дней, которые работник провел в отпуске. В расчет берутся календарные дни с выходными, но без государственных праздников (ст. 120 ТК РФ). Допустим, работник ушел в отпуск на 14 дней — с 1 по 14 ноября 2021 года. Во время отпуска он получил травму и взял больничный на 7 дней — со 2 по 8 ноября 2021 года. Период нетрудоспособности длился 7 дней, но продлить отпуск получится только на 6 дней. Дело в том, что 4 ноября в России объявлен праздничным (нерабочим) днем, а праздники в общем количестве не учитываются.
Дальнейшие действия по оформлению зависят от способа получения работником его неиспользованных дней.
Как перенести отпуск из-за больничного
Если сотрудник хочет перенести дни неудавшегося из-за болезни отдыха, он должен заранее договориться с начальством о дате. Затем он пишет заявление о переносе оставшихся дней отдыха.
Если руководство не утвердило специальную форму для заявления, работник пишет его произвольно. Указывает обязательные параметры:
- реквизиты работодателя;
- свои данные и должность;
- просьбу перенести даты отдыха в связи с больничным;
- указать желаемые даты замещающего отпуска.
Продление или перенос отпуска
По закону, работник сам вправе решать, когда он хочет отгулять отпускные дни, которые были омрачены болезнью. Есть два варианта:
- Отпуск продляется сразу после его окончания. То есть если сотрудник был в отпуске с 1.04-15.04, а больничный выдан с 5.04-10.04, он может выйти на работу на 6 дней позже, т. е. 22.04 (или в ближайший рабочий день, если число выпадает на выходной).
- Дни, совпавшие с больничным, переносятся на другое время. В этом случае работник и работодатель обсуждают вариант, устраивающий обоих. Человек выходит на работу 16.04, а оставшиеся 6 дней использует позже.
В первом случае сложностей с тем, как продлить отпуск, обычно не возникает. Никаких дополнительных заявлений от сотрудника не требуется, время отдыха продляется автоматически. На некоторых предприятиях издают соответствующий приказ, однако делать это не обязательно. Также потребуется внести отметки в табель учета рабочего времени и в личную карточку сотрудника.
Перерасчет отпускных в этом случае делать не нужно, как и оплачивать дополнительные дни отдыха. В случае весь период отсутствия суммарно оплачен: отпускные авансом, а больничный лист – по факту предъявления документа.
Ведутся споры, должен ли работник ставить в известность работодателя о своей болезни. В «Правилах об очередных и дополнительных отпусках» указано, что работник обязан немедленно уведомить работодателя об обстоятельствах, мешающих ему использовать отпуск. Однако никаких санкций за нарушение документ не предусматривает. Также обязанности сотрудников сообщать работодателю о нетрудоспособности могут быть закреплены в локальных актах организации.
Комментарий специалиста
Шадрин Алексей
Юрист
Однако на практике бывают ситуации, что человек заболел, оформил больничный, и на этом основании не вышел на работу после окончания отпуска. Формально его действия законны: право на продление отпуска гарантирует Трудовой кодекс, а лист временной нетрудоспособности работник обязан предъявить не позднее шести месяцев после выздоровления. Поэтому санкций к сотруднику, самовольно продлившему очередной отпуск из-за болезни, применять нельзя. Это же подтверждает сложившаяся судебная практика.
Несмотря на то, что такие действия как прогул расцениваться не могут, рекомендуется заранее предупреждать работодателя о болезни. В этом случае руководитель знает, что еще какое-то время после окончания отпуска человек будет отсутствовать, и недоразумений между сторонами не возникнет.
Если работник хочет использовать дни отпуска, пришедшиеся на больничный, позже, потребуется написать заявление. Оно составляется в свободной форме на имя руководителя.
В заявлении указывается:
- желание перенести отпуск;
- причины (больничный лист);
- даты больничного;
- даты, в которые работник планирует отдохнуть (если сотрудник пока не определился с этим вопросом, их можно не указывать).
Примеры расчета дней переноса отпуска
Работник находится в отпуске с 04 по 15 июля, больничный имеет с 11 по 14.
В случае переноса отпуска первый день его выхода на работу — 18 июля.
Работник находится в отпуске с 06 по 17 июня, больничный имеет с 07 по 10.
На время его больничного выпадает праздник 12 июня. Этот праздник включается в отпуск, поэтому первый день выхода из отпуска при переносе — 24 июня, однако если этот день пришелся на выходной, который был перенесен на рабочий день, то он не учитывается, и дата выхода — на день раньше.
Когда отпуск не продлевается и не переносится?
Есть несколько случаев, когда больничный лист работника, полученный во время ежегодного отпуска, не является основанием для продления или перенесения части отпуска.
Если больничный выдан по уходу за ребенком или другим членом семьи.
Пунктом 40 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н, определены случаи, когда не выдается больничный лист по уходу за членом семьи. Один из предусмотренных случаев – заболевание члена семьи в период ежегодного отпуска работника или отпуска без сохранения заработной платы.
Больничный лист по уходу за ребенком в период очередного отпуска выдаваться не должен, он не оплачивается и не влияет на общую продолжительность отпуска работника.
Если же работник получил больничный по уходу за ребенком и автоматически продлил себе отпуск на количество дней болезни ребенка, возможно увольнение за прогул. Это подтверждается судебной практикой. Так, Тюменский областной суд рассматривал дело о восстановлении работника, уволенного за прогул. Отказывая в удовлетворении требований, суд указал, что обязанность продлевать отпуск на число календарных дней нетрудоспособности в случае, если временная нетрудоспособность наступила в период ежегодного оплачиваемого отпуска, возникает у работодателя только при нетрудоспособности самого работника. А заболевание ребенка (другого члена семьи) в соответствии со ст. 124 ТК РФ не является основанием для продления ежегодного оплачиваемого отпуска даже при наличии выданного работнику листка нетрудоспособности. То есть увольнение за прогул было произведено на законных основаниях (Апелляционное определение Тюменского областного суда от 10.08.2015 по делу № 33-4702/2015).
Законодательное регулирование
Достаточно часто в процессе нахождения в отпуске человек начинает чувствовать себя плохо, поэтому ему необходима медицинская помощь. Для лечения врач может выписывать ему больничный в отпуске. При этом учитываются основные положения законодательства:
- ст. 114 ТК указывает, что все граждане, работающие в какой-либо компании официально, имеют право на отдых, представленный ежегодным отпуском, для чего обычно на предприятиях оформляется специальный график;
- ст. 183 ТК указывает, что если человек заболевает, то он может оформлять официально период нетрудоспособности, причем даже в ситуации, если он находится на отдыхе;
- ст. 123 ТК содержит данные о том, что если попадает болезнь на отпуск, то дни отдыха могут переноситься на другие периоды, выбираемые работодателем и работником.
Таким образом, каждый человек должен ориентироваться на нормы ТК. Если оформляется больничный в период отпуска, то важно получить от врача листок нетрудоспособности, содержащий точное число дней, когда человек был болен. Именно на этот промежуток времени должен увеличиваться отдых гражданина.
Чтобы подтвердить свое недомогание во время отпуска, подчиненному необходимо обратиться к врачу и оформить больничный. Этот документ позволит не потерять законно положенные дни основного отпуска и получить пособие, причитающееся в случае временной нетрудоспособности. Данное право гарантировано частью 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
О своей болезни работник должен известить компанию любым способом. К примеру:
- по телефону;
- почтой, в том числе электронной;
- передать весточку через коллег.
Юридический парадокс в том, что действующее трудовое законодательство не обязывает подчиненного извещать начальство о своем болезненном состоянии и невозможности вследствие этого выполнять свои должностные функции. И если он действительно будет вести себя подобным образом, все негативные последствия целиком лягут на его плечи. Практика, в том числе судебная, расценивает это как злоупотребление правом.
Как оплачивают период потери трудоспособности в отпуске?
Государственным законодательством не разработаны определенные временные рамки, выдвигаемые к больничным, которые совпали с отпуском. Однако, прописано, что продолжительность амбулаторного лечение не может быть более пятнадцати дней.
Если работник не успел выздороветь за указанный срок, то медицинская комиссия полноправно может увеличить период потери трудоспособности.
Данный вопрос чётко определяет Приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 №624н
Никакие нормативные документы не устанавливают предельного срока, которым ограничивается заболевание гражданина.
Это позволяет сотруднику, который заболел во время отпуска, не выходить на работу до момента закрытия больничного листа. В таком случае, оплата по больничному листу производится в полном объеме, по стандартной схеме начисления.
Когда нельзя продлить, или перенести отпуск?
Согласно законам РФ, если работник заболел во время заслуженного отдыха, то выплаты предоставляются не всегда.
Существуют два исключения из правил:
- Продлить отпускные дни при взятии больничного, обусловленного уходом за близким родственников, не представляется возможным. Обязательным критерием является выдача листа недееспособности лично на работника. При самовольном продлении отдыха, аргументируя это уходом за ребёнком, или другим родственником, такое действие может полноправно расцениваться как прогул. В таком случае, работодатель может применять дисциплинарные наказания согласно правилам, установленным в нормативных документах компании;
-
После отдыха следует увольнение, дата которого припадает на первый день работы после окончания отпуска. При желании работника, можно подать заявление с прошением о том, что не отгулянные отпуска предоставляться позже с последующим увольнением (часть 2, статьи №127 ТК РФ).
В таком случае, окончанием трудовых отношений является последний день отдыха. Начисление средств за отпускные должны производиться до момента его выхода в отпуск. Помимо этого, должна оформиться вся документация, требующаяся при увольнении сотрудника. Отпуск не продляется, так как трудовые отношения между обеими сторонами прекращаются.
Но если речь идёт об отпуске без сохранения заработной платы, тогда до его завершения пособие выплачивать не будет. Но с первого же рабочего дня его начислят (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ).
Бывает и так, что заболел не сам работник, а его ребёнок. ФСС уточняет: если во время ежегодного оплачиваемого отпуска человек берёт больничный по уходу за заболевшим ребёнком, то пособие ему также назначено не будет. Однако в случае, когда болезнь ребёнка продлилась и после завершения отпуска родителя, пособие будет начисляться с первого календарного дня после окончания отпуска.
Продления или переноса больничного в этом случае законодательством не предусмотрено. Правда, работодатель вправе прописать в корпоративном нормативном акте, что уход за больным ребёнком или членом семьи во время отпуска даёт право на его перенос/продление.
Совсем уж нестандартная ситуация – когда заболел в отпуске, заявление на который написано с последующим увольнением. В этом случае работнику выплачивается пособие до закрытия листка нетрудоспособности, в том числе за период после увольнения (ч. 1 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).