Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем компенсацию за жилье сотрудникам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компенсация аренды жилья сотрудникам — это выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Чтобы избежать претензий налоговой службы и иметь возможность включить в затраты такие расходы, важно правильно оформить документы.
Особенности выплаты в 2020-2022 гг. компенсации за поднаем рядовому и сержантскому составу ВС РФ
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 декабря 2019 г. № 1681 установлено, что рядовой и сержантский состав ВС РФ в 2020-2022 гг. будет получать компенсацию за поднаем в том же размере, что и офицеры и прапорщики.
Обращаем внимание, что это распространяется только на военнослужащих, подведомственных Министерству обороны Российской Федерации и только на 3 года, начиная с текущего 2020-го. Насчет иных ФОИВ и ФГО, в которых законом предусмотрена военная служба, в нашем распоряжении информации нет.
Напомним, что офицеры и прапорщики, а теперь и рядовой с сержантским составом, получают денежную компенсацию за наем (поднаем) жилых помещений в размере фактических расходов, но не выше размеров, определенных исходя из норматива общей площади жилого помещения и предельной стоимости найма (поднайма) 1 кв. метра общей площади жилого помещения, ежегодно утверждаемой Минтрудом.
Норматив общей площади жилого помещения установлен в размере 24 кв. метров для одиноко проживающего военнослужащего либо гражданина Российской Федерации, уволенного с военной службы, 36 кв. метров — на семью из 2 человек, 43 кв. метров — на семью из 3 человек, по 12 кв. метров — на каждого члена семьи при численности семьи 4 человека и более.
Документы, которые понадобятся для возмещения затрат
Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:
- Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
- Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
В первом случае понадобятся:
- договор аренды жилого помещения;
- договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.
Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.
При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы
При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.
Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):
- при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
- при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.
Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.
Куда следует обратиться, чтобы получить компенсацию
Выбор органа, уполномоченного на назначение и предоставление компенсационных выплат, напрямую зависит от категории получателя денежных средств.
Сотрудники предприятий и организаций обращаются непосредственно к работодателю. Причем, закон не обязывает руководителя предприятия или организации предоставлять денежную компенсацию работнику или оплачивать жилье, кроме случаев, когда сотрудник по инициативе работодателя был приглашен на работу с другого города или страны.
Читать так же: Что выплачивают при увольнении по собственному желанию
В остальных случаях решение принимается исключительно на усмотрение руководства компании. Сумма компенсации и порядок предоставления регламентируется внутренней документацией предприятия и согласовывается с каждым сотрудником в индивидуальном порядке.
Военнослужащим средства выделяются из федерального бюджета, следовательно требования к выбранному арендному жилью выдвигаются несколько иными, и в некоторых случаях в предоставлении компенсации может быть отказано.
Чтобы получить деньги военнослужащему в качестве компенсации потребуется подготовить и подать рапорт на имя начальника воинской части по месту распределения и приложить следующие документы:
- документы, удостоверяющие личность каждого члена семьи;
- справку о составе семьи;
- договор аренды;
- справка, свидетельствующая о зачислении военнослужащего в конкретную воинскую часть.
Социально незащищенные категории граждан обращаются в территориальный орган социальной защиты для получения статуса нуждающихся в улучшении жилищных условий.
Особенности назначения материальной компенсации:
- помощь назначается, если органы местной власти не могут предоставить подходящее жилье в собственности либо обеспечить недвижимостью на условиях социального найма;
- сумма возмещения не является фиксированной выплатой и изменяется в зависимости от ежегодного уровня индексации в конкретном регионе и времени года;
- при выявлении задолженности по квартплате или ЖКУ материальная компенсация может быть отменена.
Документы, которые понадобятся для возмещения затрат
Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:
- Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
- Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
В первом случае понадобятся:
- договор аренды жилого помещения;
- договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.
Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.
При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
«На практике отмечается рост жалоб от граждан, арендующих жилье, у которых возникли неприятности с владельцами, — сообщила «РГ» член Ассоциации юристов России Асия Мухамедшина. — Например, ко мне недавно обратилась женщина, которая занимает не последнюю должность в крупной организации федерального уровня. Но сложности с финансами из-за экономических проблем, связанных с пандемией, не обошли и ее».
Женщина не смогла заплатить текущий платеж. Она попросила хозяев зачесть в счет платы депозит: своего рода страховку в размере как раз месячного платежа. Депозит вносится при заключении договора и по идее должен лежать у хозяев неприкосновенным. Но владельцы наотрез отказались идти навстречу, потребовали либо полный платеж, либо с вещами на выход. Стали грубить, вызвали полицию.
«Она не понимала, что делать в такой ситуации, хотя в принципе юридически грамотный человек, — говорит Асия Мухамедшина. — Должность обязывала иметь правовые знания, но в житейской ситуации женщина растерялась, да и по-человечески действия арендодателя были для нее обидны и неожиданны».
Эксперт подчеркивает: случай неединичный, подобные звонки сейчас раздаются во многих юридических фирмах. Точной статистики, сколько людей в стране живет в съемных квартирах, нет. Эксперты полагают, что миллионы как минимум.
По оценкам риелторов, в Москве сдается несколько сотен тысяч квартир. Для многих москвичей, имеющих несколько квартир, сдача жилья — единственный доход. Понятно, что они сейчас нервничают не меньше своих жильцов. Кто-то из работающих хозяев после начала пандемии мог потерять работу или часть зарплаты и очень надеялся, что жильцы не подведут. В сложной ситуации оказались все.
Не так давно аналитики крупных риелторских агентств сообщили о серьезных проблемах на рынке аренды частного жилья: старые жильцы просят скидки или съезжают в квартиры поменьше. Новых нанимателей мало, к тому же режим самоизоляции мешает поискам и переездам.
Казалось, сама жизнь заставляет жильцов и хозяев искать компромиссы. Но многие наниматели оказались в ловушке: и заплатить не могут, и быстро съехать нет возможности. Пользуясь этим, хозяева пытаются взять квартирантов за горло. В самом прямом смысле.
Возникает сакраментальный вопрос: что делать? Есть ли какие-то права у безденежного жильца?
Многим может показаться странным, но права у гражданина без денег есть.
«Начнем с того, что пока действует заключенный договор аренды, собственник не имеет права требовать вашего выселения с этой жилплощади, — говорит Асия Мухамедшина. — Если у вас образовалась задолженность по арендной плате, то вы нарушаете условия договора, за этим следует его расторжение путем соглашения обеих сторон или по требованию хозяина квартиры в судебном порядке в соответствии со статьей 687 ГК РФ».
Иными словами, просрочка платежа, конечно, нарушение. Но это не значит, что неплательщик автоматически оказывается вне закона. Если он отказывается съезжать, проблему надо решать в судебном порядке. А суд, по мнению юриста, вполне может учесть экстренные обстоятельства. Конечно, жить бесплатно и бесконечно долго нанимателю не разрешат. Но вполне правомерно рассмотреть вопрос отсрочки и даже скидки.
«Практика еще не сложилась, но есть большая вероятность, что из-за пандемии и введенных ограничительных мер суд откажет в удовлетворении требований хозяина квартиры о расторжении договора аренды, а предоставит по заявлению нанимателя отсрочку платежа в связи с форс-мажорными обстоятельствами», — рассказывает член АЮР.
Компенсация за аренду жилья сотруднику
При заключении трудового договора стороны заранее оговаривают необходимость отправления в командировки или частые разъезды, вплоть до переезда на постоянное место жительства в другой населенный пункт, где, к примеру, расположено подразделение компании.
Читать так же: Табель учета рабочего времени на 2022 год
Если работника устраивают условия трудоустройства, то в обязательном порядке в тексте соглашения прописываются нюансы, касающиеся расходов на проживание, а именно:
- порядок выплаты компенсации;
- сумма надбавки к заработной плате;
- требования к арендуемому жилью;
- возможность совместного проживания с семьей.
Предусматривается 2 варианта аренды жилья:
- работодатель заключает договор аренды;
- сотрудник самостоятельно выбирает жилье и заключает соглашение с последующим получением компенсации за проведенную оплату.
Важно! Работодатель компенсирует стоимость аренды непосредственно сотруднику или переводит средства на счет арендодателя.
Работник, получивший денежные средства в виде компенсации, обязуется оплатить НДФЛ и страховые взносы.
Сумма налоговых отчислений не должна превышать 20% от размера общего дохода работника.
Если сотрудник самостоятельно арендует жилье, то для получения компенсации потребуется предоставить:
- Печатный вариант договора аренды, в котором отражаются существенные условия;
- Платежное поручение или расписка от арендодателя, выступающая доказательством оплаты проживания.
Важно! Если договор аренды заключается на срок более чем 1 год, то в такой ситуации сделка подлежит регистрации в государственном реестре.
Компенсация за найм жилья военнослужащим
Военнослужащие также входят в льготную категорию, которым полагается денежная компенсация за аренду жилья при условии вхождения в одну из следующих групп:
- проходящих службу по контракту;
- уволенных в запас, и состоящих на учете как нуждающиеся в улучшении жилищных условий.
Компенсация не назначается военнослужащему при условии, если:
- он не самостоятельно не инициировал процедуру предоставления компенсации;
- у одного из членов семьи есть в собственности пригодное для проживания недвижимость, в непосредственной близости от места прохождения службы.
Размер выплат зависит от 2 факторов:
- Установленной в регионе социальной нормы площади, которая варьируется в зависимости от членов семьи;
- Средней стоимости 1 кв. м площади в регионе проживания и несения службы.
Предлагается ознакомиться с социальными нормами площади:
| Норма кв. м | Количество проживающих |
| 24 | 1 |
| 36 | 2 |
| 43 | 3 |
| 12 на каждого | Свыше 3 |
Компенсация за аренду жилья сотруднику
При приёме на работу сотрудник и руководитель, как правило, обсуждают возможность командировок, частых разъездов или даже переезда на постоянное место жительства в другой город, где, например, располагается филиал организации. Если работника устраивают условия трудоустройства, тогда в обязательном порядке, в договоре должны быть отражены все нюансы, в том числе, связанные с расходами на проживание – порядок выплаты, размер надбавки к заработной плате, уровень комфорта жилья, предполагается ли проживание работника вместе с семьёй и др.
Существует два основных способа оплаты:
- Договор об аренде недвижимости заключён непосредственно самой компанией.
- Жилое помещение арендует работник, руководитель в свою очередь, лишь компенсирует расходы.
Важно: Работодатель может оплачивать аренду напрямую арендодателю или перечислять денежные средства на счёт сотрудника.
Следует отметить, что средства, перечисленные работнику в счёт арендной платы, будут отнесены к категории доходов, полученных в натуральной форме и, соответственно, будут облагаться налогом (НДФЛ) и страховыми взносами. Кроме того, по закону эта сумма не должна превышать 20% от общего дохода работника.
В случае, если арендатором выступает сотрудник, в качестве доказательства для последующей компенсации трат на поднаем жилья, необходимо предоставить следующие сведения:
- Договор аренды. Документ в обязательном порядке должен отражать личные данные арендодателя, арендатора, адрес объекта недвижимости, стоимость, срок, на который предполагается сдача жилья.
Важно: Если срок аренды превышает 1 год, в этом случае, следует зарегистрировать договор в Россреестре.
- Платёжные поручения об оплате найма жилого помещения, расписки арендодателя.
Куда следует обратиться, чтобы получить компенсацию
Для того чтобы ответить на данный вопрос следует разделить категории претендентов на возмещение денежных затрат.
Что касается сотрудников предприятий, нужно учитывать, что не существует закона, предписывающего в обязательном порядке предоставить работнику компенсацию за жильё. Единственный случай, это когда работодатель приглашает иностранных граждан. Только тогда он обязан обеспечить их жилой площадью. Во всех остальных случаях, руководство организации принимает решение по возмещению трат на добровольной основе. Сумма возмещения и порядок получения указывается во внутренней документации предприятия и оговаривается с сотрудником в индивидуальном порядке.
Что касается военнослужащих (сотрудников МВД), здесь к решению вопроса о компенсационных выплатах следует отнестись гораздо серьезнее, так как финансирование происходит из средств федерального бюджета. Соответственно и требования к недвижимости несколько иные и в получении выплат может быть отказано при несоблюдении определённых требований.
Для того, чтобы воспользоваться своим правом, необходимо написать рапорт на имя начальника части, куда служащий прибыл по распределению и прикрепить документы для компенсации аренды жилья:
- Документы, удостоверяющие личность военного и всех членов его семьи.
- Справка о составе семьи.
- Договор аренды.
- Справка о зачислении служащего на госслужбу воинской части.
Размер компенсации за поднаем жилого помещения военным зависит от следующих факторов:
- Занимаемой жилой площади в соответствии с социальной нормой. Так например:
ü 24 кв.м полагается служащему, если он будет проживать один.
ü 36 кв.м если, кроме него будет проживать один член семьи.
ü 43 кв.м полагается на троих человек, включая военнослужащего.
ü Если количество членов семьи превышает 4 человека, расчёт происходит из 12 кв.м на человека.
- Средняя стоимость недвижимости в конкретном регионе.
Выплата компенсации за поднаем гражданам, которые признаны социально незащищёнными, осуществляется тогда, когда человек обратился в органы социальной защиты для признания нуждающимся в улучшении жилищных условий.
В том случае, если органы местного самоуправления не могут предоставить жилую недвижимость в собственность гражданина или же обеспечить им на основании договора социального найма, назначаются выплаты.
Размер возмещения нефиксированный и зависит от ежегодного уровня индексации компенсационных выплат в регионе, а также времени года. Так например, в летний период отопления нет, соответственно, и сумма выплаты будет меньше.
На будущее и за прошлое
Один из подходов судов заключается в том, что компенсационный характер платежа на основании п. 2 ст. 247 ГК РФ связан с возмещением реально понесенных потерь собственника и может быть взыскан только за прошлое время (Апелляционные определения Московского городского суда от 18.04.2013 по делу N 11-16582, Московского областного суда от 16.08.2012 по делу N 33-16409/2012, Определение Ленинградского областного суда от 23.01.2013 N 33-301/2013).
Данный подход судов категорически не допускает взыскания компенсации на будущее время.
Это является ошибочным, что подтверждается в Постановлении президиума Московского областного суда от 16.01.2013 N 11 по делу N 44г-15/2013, в котором указанный выше подход признан не соответствующим закону. Также обращено внимание на то, что компенсация, возможность которой установлена нормой п. 2 ст. 247 ГК РФ, подразумевает постоянные выплаты собственнику, который лишен возможности получить во владение и пользование конкретную часть имущества со стороны других сособственников.
Из Кассационного определения Судебной коллегии по гражданским делам Калининградского областного суда от 01.10.2008 N 33-3588/2008 следует: если стороны ранее не достигали соглашения о порядке пользования квартирой и выплате компенсации, взыскание такой компенсации за прошлый период недопустимо. Истица вправе требовать взыскания данной компенсации лишь на будущее время.
На государственном уровне разработаны программы поддержки граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации. Такая помощь является целевой и выдается в виде субсидий. Для того чтобы претендовать на полное или частичное погашение квитанций на оплату жилья за счет бюджетных средств, Наниматель должен доказать что, расходы на квартплату составляют больше 22 % дохода его семьи (в некоторых регионах этот порог меньше).
Субсидия выдается только при условии отсутствия долгов по оплате ЖКХ (как минимум – за последние полгода).
Кроме малоимущих, существуют другие категории лиц, имеющих право претендовать на субсидии:
- молодые семьи;
- многодетные семьи;
- молодые люди, готовые работать в сельской местности;
- инвалиды и дети-инвалиды;
- пенсионеры;
- матери-одиночки.
Для получения субсидии необходимо обратиться в отдел соцзащиты населения или ближайший МФЦ (многофункциональный центр).
Обратите внимание! Сумма выплаты не одинаковая для всех. В каждой категории свои критерии и суммы компенсации.
Особое внимание стоит уделить сбору информации о доходах, так как это понятие включает в себя не только заработную плату, но и следующие финансовые поступления:
- документы о стипендиях и пособиях;
- справка о размере пенсии;
- все справки о дополнительном заработке и другое.
Отсутствие работы тоже требуется подтвердить документально.
Субсидии на оплату жилого помещения
Для получения субсидии необходимо обратиться в отдел соцзащиты населения или ближайший МФЦ (многофункциональный центр).
В каждом регионе РФ устанавливается свой уровень прожиточного минимума и свой порог для признания семьи малоимущей. В большинстве населенных пунктов для получения помощи в оплате жилья достаточно доказать, что платежи по квитанции составляют более 22% совокупного дохода семьи. Чем крупнее город, тем этот порог ниже.
Обратите внимание! Понятие совокупный доход включает в себя не только заработную плату, но и стипендии, различные пособия, пенсионные выплаты, дополнительный заработок и все прочие денежные поступления.
Граждане лишаются права претендовать на субсидии в следующих ситуациях:
- есть задолженность перед ЖКХ;
- заключен договор о безвозмездном пользовании жилым помещением;
- получение пожизненной ренты.
В качестве заключения отметим, что тарифная политика в России очень изменчива. Рост платы за услуги зачастую превышает рост пенсий и зарплат, что сильно влияет на благосостояние граждан. В таких условиях стоит внимательнее относится к тратам и тщательнее изучать возможности для получения субсидий.
Расчет компенсации за поднаем жилья военнослужащему
Зачастую аренда жилья для работника, военнослужащего или наименее защищенной категории населения является вынужденной мерой. Законодательство выступает на стороне арендатора, и позволяет вернуть потраченные средства из федерального бюджета или получить от работодателя.
Вместе с тем, надзорные и контролирующие органы нередко причисляют компенсацию к объекту налогообложения или дохода, с которого обязательны страховые взносы.
Судебная практика свидетельствует о возможности исключения обязанности осуществлять какие-либо отчисления, поскольку не относит компенсацию за аренду жилья к доходу в натуральной форме.
Зачастую люди путаются в видах договоров. Речь идет о найме и поднайме.
На самом деле различия между ними невелики, но принципиальны.
- Договор найма заключается с собственником квартиры.
- Поднаем осуществляется тогда, когда имущество принадлежит государству.
То есть, эти два соглашения отличаются уровнем полномочий и обязанностей сторон.
Тем не менее и в том, и в другом случае военнослужащему положена компенсация за траты на аренду.
Необходимо правильно оформить все бумаги, чтобы у руководства появилось основание на издание приказа о дополнительных выплатах военнослужащим.
Все решения, касающиеся траты бюджетных средств, строго проверяются на обоснованность. Потому желательно изучить законы, которыми они регламентируются. В нашем случае нужно будет просмотреть такие документы:
Начиная с 2020 году в нормативно-правовых актах произошли принципиальные изменения. Они в целом увеличили довольствие защитников страны в части аренды жилья.
Перемены практически не коснулись сумм, выплачиваемых младшему составу. Скачать для просмотра и печати
Как уже упоминалось, в 2020 году законодатель внес изменения в нормативно-правовые акты. Они коснулись некоторых моментов, относительно поднайма жилья.
Так, теперь все военные, обеспечиваемые компенсацией рассматриваемого вида, делятся на такие группы:
- несущие в настоящее время службу по контракту;
- уволенные в запас.
Каждая имеет свои права на бюджетное финансирование. Однако эти люди обязаны сообщить достоверные сведения об имуществе членов семьи.
Ведь компенсации не начисляются, если:
- у кого-то из семейства во владении есть пригодное для жилья помещение в месте прохождения службы;
- офицер не заявил о необходимости государственной поддержки.
Указанные условия являются обязательными. К примеру, если жена офицера получила в наследство домик рядом с частью, то бюджетного финансирования ему не положено.
Уволенные в запас тоже могут получать компенсацию за поднаем. Но эти офицеры должны доказать, что встали на учет, как нуждающиеся в жилье, до 2005 года.
Основанием для выплат средств является приказ начальника части. Без него бухгалтерия денег не выделит.