Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет 71.01 — Расчеты с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед тем как списать кредиторскую задолженность, бухгалтеру важно правильно определиться со сроком исковой давности. Тогда исключается ошибка при исчислении налога на прибыль. Отталкиваться нужно от норм Гражданского Кодекса.
Первым делом уточняют, когда компания по договорному соглашению должна была исполнить свои обязательства перед контрагентом. Возможно, что в договор были внесены изменения и первоначальный срок продлили.
Важно! По факту задолженность могла появиться не на дату, которая указана в договоре. К примеру, когда организации были доставлены товары от поставщика. Однако для расчета берут за основу только договорную дату (п. 2 ст. 200 ГК РФ).
Подсчет начинают с дня, следующего за тем, когда закончился срок по договору. Согласно статье 196 ГК РФ – он составляет 3 года.
Наглядный пример:
- Предприятие заключило с другим юридическим лицом договор на оказание определенных услуг. Акт приемки/сдачи между двумя сторонами был подписан 24 августа 2016 года.
- В соглашении имеется пункт, согласно которому заказчик обязан оплатить услуги до 4 октября 2016 года. Поэтому срок давности можно отсчитывать уже с 5 октября 2016 г, а закончится он 5.10.2019 г.
- Если не произойдет взыскания долга на протяжении этих трех лет, то организация может списать образовавшуюся в прошлом КЗ и включить ее в налоговую декларацию за 2019 год в качестве доходов. Если отчетность сдается каждый месяц, то за октябрь 2019 г.
Срок исковой давности прерывается в том случае, когда компания признает свой долг перед контрагентом. Тогда отсчет начинается уже с этого момента (ст. 203 ГК РФ). Это позволяет организации продлить период неуплаты налога на прибыль еще на какое-то время. Главное, подтвердить наличие долга. Каким способом это сделать, точно не прописано в законе, но представлен примерный перечень в п. 20 Постановления Пленума верховного суда РФ от 12.11.2001 г. № 15 и № 18.
Наиболее распространенные способы подтверждения долга перед кредитором:
- гарантийное письмо, где компания соглашается с наличием задолженности и обозначает срок ее погашения;
- перечисление части суммы долга или пени партнеру в качестве гарантии полной расплаты.
Порядок выдачи в подотчет
Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.
Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:
При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:
- Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
- Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.
Что может показать оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 позволяет увидеть процесс формирования остатков по синтетическому счету в разрезе его аналитики.
Аналитическим признаком (субконто), по которому строится ведомость, выступают подотчетные лица.
Оборотно-сальдовая ведомость формируется за некоторый промежуток времени и позволяет проконтролировать:
- входящую и конечную задолженность подотчетных лиц перед организацией;
- входящую и конечную задолженность компании перед сотрудниками;
- суммы, полученные под отчет;
- суммы, по которым отчитались подотчетники.
Она состоит из 7 столбцов:
- в первом указываются счет и его аналитический признак;
- во 2-м и 3-м — сальдо на начало периода;
- в 4-м и 5-м — дебетовые и кредитовые обороты счета 71;
- в 6-м и 7-м — сальдо на конец периода.
План счетов. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Типовые проводки бухучета на основе 71 счета могут отражать покупку материалов через подотчет, включать в себя командировочные расходы и прочее. Выглядят они следующим образом:
- Дт71 Кт 50.1 Выдача средств подотчет из кассы организации;
- Дт10 Кт 71 Покупка материалов на эти средства;
- Дт19 Кт 71 Принятие НДС по купленным материалам;
- Дт20 Кт 10 Отпуск материалов в производство;
- Дт50.1 Кт 71 Подотчетным сотрудником были сданы остатки средств в кассу организации;
- Дт71 Кт 50.1 Выдача сотруднику перерасхода из кассы по соответствующим суммам.
Командировочные же проводки могут быть следующими:
- Дт71 Кт 50.1 Выдача средств подотчет из кассы организации на командировочные расходы;
- Дт20 Кт 71 Списание купленных билетов и прочих трат в расход;
- Дт19 Кт 71 Принятие налога на добавленную стоимость по купленным билетам;
- Дт44 Кт 71 Списание средств на гостиницу или отель на затраты;
- Дт19 Кт 71 Принятие налога на добавленную стоимость за проживание в номере гостиницы или отеля;
- Дт50.1 Кт 71 Возвращение остатка неизрасходованных средств в кассу организации.
Фигурирующая в учете как несписанная, кредиторская задолженность с истекшим сроком давности искажает фактическую информацию о состоянии имущества и обязательств фирмы.
Накопленную величину не списанной вовремя кредиторской задолженности при проверке ФНС отнесет к доходам и доначислит на этом основании налог на прибыль.
Вместе с доначислением последуют и штрафные санкции за нарушение налогового законодательства (НК РФ ст. 250-18). Задолженность перед кредиторами списывается в двух случаях:
- исключение фирмы из ЕГРЮЛ;
- окончания срока исковой давности.
Срок исковой давности, иначе говоря, — время, отведенное кредитору для взыскания долга в принудительном порядке, три года (ГК РФ, ст. 196).
Определение срока исковой давности – ключевой вопрос, актуальный как для кредитора, так и для должника при определении срока списания задолженности.
Он начинает течь с момента, когда кредитору стало известно о нарушении договорных обязательств должником (ГК РФ ст. 200-1).
Восстановить же срок исковой давности возможно только в отдельных, исключительных случаях, не применимых к взаимоотношениям сторон договора на практике (ГК РФ, ст. 205).
Достаточно часто срок давности может прерываться, иначе говоря, «растягиваться», и длиться более 3-х лет. Администрация должника может признать долг (ГК РФ, ст. 203) одним из способов (по тексту пост.-я №43 Пленума ВС от 29/09/15 г.):
- частично оплатив его;
- отправив письмо кредитору с просьбой об отсрочке платежа или задержке поставки товара, услуг;
- подписав акт взаимозачета, сверки расчетов;
- признав долг официальным письмом в адрес делового партнера;
- изменением текста договора, из которого следует, что должником признана его задолженность.
В продолжение этого периода списать кредиторскую задолженность как просроченную бухгалтер не может. Прервать срок можно только в период, законодательно установленный для исковой давности, а не после его завершения.
При этом признание долга частично (в том числе уплатой) не равно признанию долга в целом.
Кроме того, если договором установлено погашение частями, путем осуществления периодических платежей, то признание одной части (в том числе ее оплата) не прерывает срок давности по другим частям общего долга.
Пример: Фирма подписала договор с контрагентом на установку и отладку нового ПО. Акт о приеме-сдаче работ подписан сторонами 15 мая 2019 года. Оплата за услуги должна быть произведена, согласно договору, не позднее 23 мая 2019 года.
Срок исковой давности начинает отсчитываться с 24 мая 2019 года. Он истечет 24 мая 2022 года.
Обратите внимание: кредиторская задолженность возникла фактически 15 мая 2019 года, когда был подписан акт, однако срок давности отсчитывается от указанного в договоре.
На заметку! Период, в течение которого срок давности прерывается и возобновляется, не может превышать 10-ти лет (ГК РФ, ст. 196-2).
Бухгалтерия обязана четко отслеживать сроки исковой давности по «кредиторке» и списывать ее в том месяце, когда срок истек. Если долги вовремя не списаны, необходимо как можно скорее сделать это. Затем делают пересчет налога на прибыль за весь период, после срока давности, с учетом включения списанной задолженности в доходы. Обязательна сдача уточненных деклараций.
В организации списание просроченного долга кредитору оформляют следующим образом:
- инвентаризируют расчеты — сравнивают данные баланса и сальдо по счетам расчетов в ведомостях, оформляют акт (ИНВ-17 или неунифицированный, отраженный в ЛНА фирмы);
- делают бухгалтерскую справку, в которой указывают основные данные для проводок: реквизиты договора, актов выполненных работ, накладных, срок давности по договору, сумму долга;
- на основании представленных документов готовят приказ на списание просроченной «кредиторки».
Если фирма не оформляет указанные документы, не списывает в учете свою задолженность и на этом основании не пересчитывает налог на прибыль, фискальные органы признают аргумент ничтожным и применят санкции по закону.
Учет прочих доходов и расходов
Компания приобрела товар, но не оплатила его. Прошло три года, а кредитор так и не потребовал возврата долга. Частью такого «подарка» (в размере 24%) придется поделиться с государством.
Причем инспекторы напомнят об этом налогоплательщику, как только истечет срок исковой давности.
Однако недавние разъяснения Президиума ВАС РФ позволяют сделать вывод, что торопиться со списанием просроченной кредиторской задолженности все же не стоит…
Kредиторская задолженность (в народе — «кредиторка») связана с ведением предпринимательской деятельности и весьма разнообразна, начиная от сумм задолженности поставщикам и заканчивая задолженностью по налогам и сборам.
Не погашенная вовремя кредиторская задолженность в итоге обернется для компании доходом:
- внереализационным в налоговом учете (п. 18 ст. 250 НК РФ);
- прочим — в бухгалтерском (п. 8, 10.4 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» — ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.09.1999 N 32н, далее — ПБУ 9/99).
Когда у фирмы возникнет такой доход? В частности, в случае истечения срока исковой давности. Напомним правила исчисления этого срока. Как известно, гражданским законодательством установлен общий срок исковой давности — три года. Его течение начинается со дня, когда кредитор узнал или должен был узнать о нарушении своего права.
Если в договоре указан срок исполнения обязательства, то срок исковой давности начинает течь со дня, следующего за днем исполнения. В случае отсутствия срока исполнения, установленного договором, течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства (ст.
200 ГК РФ).
Срок исковой давности в определенных случаях прерывается предъявлением иска в суд, а также действиями должника, свидетельствующими о признании долга (признание претензии, частичная уплата долга, уплата процентов по основному долгу, требование о проведении зачета, обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа и др.). После перерыва течение срока исковой давности начинается заново (ст. 203 ГК РФ).
Обратите внимание, что акт сверки задолженности не признается судьями документом, на основании которого прерывается течение срока исковой давности. Такой вывод содержится в постановлении Президиума ВАС РФ от 25.01.2005 N 10584/04. Течение срока исковой давности может и приостанавливаться — такие случаи указаны в ст. 202 ГК РФ.
Списание кредиторской задолженности — проводки, которыми оно отражается, должен знать каждый практикующий бухгалтер.
Какие конкретно счета корреспондируют между собой при списании той или иной кредиторской задолженности, особенно важно понимать сегодня, в условиях кризиса, поскольку такая задача часто возникает у большинства малых и средних предприятий. Об этом и расскажем в нашей статье.
- Механизм и сроки списания кредиторской задолженности
- Как происходит списание просроченной кредиторской задолженности
- Списана кредиторская задолженность (проводка)
- Списание кредиторской задолженности (проводки в типовых ситуациях)
- Итоги
На счете 71 показывают три основных типа хозяйственных операций:
- по выдаче подотчетных сумм;
- по признанию обоснованного расходования сумм;
- по взаимным расчетам работника и работодателя после проверки авансового отчета.
Рассмотрим примеры проводок, соответствующих перечисленным хозяйственным операциям.
Корреспонденция с другими счетами
Этот бухсчет может взаимодействовать со многими другими счетами при выполнении проводок. По дебету этого счета корреспонденция производится в кредит:
- 50 Выдача подотчетных денежных средств из кассы;
- 51 Перечисление подотчетных средств со счета на банковскую карту;
- 52 Выдача подотчетных средств в иностранной валюте при командировке заграницу;
- 55 Выдача подотчетных средств со спецсчетов;
- 76 Выдача подотчетных денежных средств по реестру банка;
- 79 Выдача денег подотчет из кассы отдельного подразделения организации или из ее филиала;
- 91 Учет списания разниц курсов валют, если выдача была в иностранной валюте.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
В организациях, применяющих форму ведения бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина России N 64н по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», используется Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-5). В.
Аналитический учет по счету 91 «Прочие доходы и расходы» ведется по каждому виду прочих доходов и расходов. При этом построение аналитического учета по прочим доходам и расходам, относящимся к одной и той же финансовой, хозяйственной операции, должно обеспечивать возможность выявления финансового результата по каждой операции.
Чтобы погасить в учете безнадежную «дебиторку», надо сначала провести ее инвентаризацию. Чаще всего это делают в конце года, перед составлением баланса.
По окончании отчетного года все субсчета, открытые к счету 91 «Прочие доходы и расходы» (кроме субсчета 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов»), закрываются внутренними записями на субсчет 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов».
Чтобы погасить в учете безнадежную «дебиторку», надо сначала провести ее инвентаризацию. Чаще всего это делают в конце года, перед составлением баланса.
На этом счете обобщается информации о расчетах с работниками по суммам, которые были выданы им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
Расчеты работодателя и работника по подотчету: проводки
Находясь в командировке, человек может:
- израсходовать точно ту сумму, что выдана работодателем;
- израсходовать меньше;
- израсходовать больше (доплатив за свой счет).
В первом случае учет ограничивается признанием расходов — по схемам, рассмотренным выше. Во втором и третьем случаях работодатель осуществляет удержание или компенсацию денежных средств.
Как правило, после командировки остается что-то должен именно работник: работодатели стараются выдавать подотчетные деньги с запасом. Излишек он возвращает:
- внося денежные средства через кассу;
- внося оставшуюся за ним сумму на расчетный счет;
- соглашаясь на удержание с зарплаты в счет погашения долга (если сумма им не была вовремя возвращена).
Пример 4
Иванов А. С. съездил в 3 командировки.
Для совершения первой он получил подотчетные деньги в сумме 10 000 руб. (Дт 71 Кт 50 (10 000)). Израсходовал — на покупку товаров на нужды работодателя 7 000 руб. (Дт 41 Кт 71 (7 000)). Затем — вернул остаток в кассу организации (Дт 50 Кт 71 (3 000)).
Для совершения второй командировки он получил столько же и закупил аналогичный товар. Но излишек вернул, зачислив деньги на расчетный счет организации (Дт 51 Кт 71 (3 000)).
При третьей командировке Иванов получил и потратил на товары столько же. Но при этом не вернул вовремя остаток неизрасходованных средств и согласился, чтобы работодатель удерживал долг с заработной платы.
Тогда бухгалтерия:
- списывает не возвращенную работником сумму на недостачи: Дт 94 Кт 71 (3 000);
- отражает удержание из зарплаты: Дт 70 Кт 94 (3 000).
Бывает, что работник, не рассчитавшись с работодателем, увольняется — и за ним остается долг. В определенных случаях у работодателя может не получиться его взыскать. Например, если единственный способ это сделать — подать иск в суд, а срок давности работодатель пропустил.
Пример 5
Иванов А. С., не расплатившись с работодателем по невозвращенному подотчетному долгу, увольняется. Условимся, что работодатель утратил право на взыскание долга.
Тогда бухгалтерия:
- при просрочке возврата суммы включает долг в недостачи: Дт 94 Кт 71 (3 000);
- при увольнении работника — переводит долг в расчеты с дебиторами и кредиторами: Дт 76 Кт 94 (3 000);
- при утрате права на взыскание долга списывает его в прочие расходы: Дт 91.2 Кт 76 (3 000).
Бывает, что работник, потратив подотчетную сумму, вынужден доплачивать по командировочным расходам из своего кармана. Работодатель при этом обязан возместить расходы.
Пример 6
Иванов А. С., находясь в командировке, потратил 3 000 руб., выданных работодателем, и еще 2 000 руб. своих. Работодатель признал его расходы обоснованными и соглашается компенсировать их.
Бухгалтерия сделает записи:
- выдан аванс под отчет: Дт 71 Кт 50 (3 000);
- включены расходы по авансовому отчету в производственные: Дт 20 Кт 71 (5 000);
- выдана Иванову компенсация из кассы: Дт 71 Кт 50 (2 000).
При безналичной компенсации проводка будет такой: Дт 71 Кт 51 (2 000).
Возможен и неприятный для работника сценарий — когда фирма остается должной, но рассчитаться она не может (в силу банкротства). Сумма непогашенного долга в этом случае включается в прочий доход: Дт 71 Кт 91.1.
Расчеты по подотчетным суммам могут предусматривать участие не только работодателя и работника, но и большего количества сторон. Например, когда работнику поручено наличными рассчитаться с контрагентом в счет будущей поставки (или наоборот — по ранее полученному товару).
Пример 7
Иванову А. С. поручили оплатить за поставленный товар наличными, выдав 60 000 руб. для оплаты поставщику. Работодатель и его контрагент-поставщик — плательщики НДС.
Бухгалтерия работодателя, получившего товар:
- отражает наличие обязательств перед контрагентом — в сумме, соответствующей стоимости товара без НДС: Дт 41 Кт 60 (50 000);
- отражает НДС по товару: Дт 19 Кт 60 (10 000);
- принимает НДС к вычету: Дт 68 (субсчет «НДС) Кт 19 (10 000);
- отражает выдачу Иванову подотчетной суммы: Дт 71 Кт 50 (60 000);
- отражает факт оплаты Ивановым поставки товара: Дт 60 Кт 71 (60 000).
Если говорить о случаях, когда работодатель остается что-то должен работнику по подотчету — можно рассмотреть обязательства, связанные с появлением курсовой разницы, если подотчетная сумма — в валюте.
Пример 8
Вспомним Иванова, отправившегося в Германию. У него есть 1 000 евро от работодателя, и он тратит их. Представим, что он тратит еще 200 евро от себя, которые работодатель ему компенсирует.
Курсы ЦБ РФ:
- на день выдачи аванса в валюте перед командировкой — 72 руб.;
- на день оформления авансового отчета — 73 руб.;
- на день выдачи компенсации по авансовому отчету — 74 руб.
Списание кредиторской задолженности — проводки и сроки
Списанная КЗ подлежит отражению в составе прочих доходов (п. 7, 10.4 ПБУ 9/99), т. е. по кредиту счета 91 (субсчет 1).
Согласно инструкции по применению плана счетов, со счетом 91 могут корреспондировать счета учета расчетов с поставщиками (счет 60), покупателями (счет 62), по полученным кредитам и займам (счета 66, 67), социальному страхованию (счет 69), с персоналом (счета 70, 73), подотчетными лицами (счет 71), иными дебиторами и кредиторами (счет 76).
Таким образом, для списания кредиторской задолженности проводка общего вида выглядит следующим образом: Д Х К 91-1, где Д Х — дебет по счету, на котором обязательство учитывалось ранее (в зависимости от вида обязательства), а К 91-1 — кредит по счету 91 (субсчет 1).
Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
- выдавать деньги можно только работникам компании;
- выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
- максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
- лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
- срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
- все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами
Любая компания взаимодействует с другими юридическими лицами и предпринимателями для достижения взаимовыгодны. Часто взаимодействие происходит через нанятых работников. Сотрудники, представляющие интересы своего начальства, могут нести определенные расходы в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей. Именно поэтому руководители организаций или предприятий выделают им сумму денег подотчет. Специально для учета этих денег используется 71 счет в бухгалтерии.
Подотчетные работники определяются приказом руководителя предприятия. Им устанавливаются цели и выдаются денежные средства. Описание бухсчетов предполагает, что таким лицам требуется использовать 71 бухсчет.
Важно! Называются сотрудники так, потому что после завершения своей работы, на которую выделялись деньги, они обязаны предоставить отчеты и приложенные к нему документы о расходе средств в бухгалтерию своего предприятия.
71 счет бухгалтерского учета — это специальный регистр, на котором обобщается информация об образовании задолженностей сотрудника перед юридическим лицом по деньгам, выданным ему на выполнение конкретных заданий. На спецсчету71 также содержится информация о погашении задолженностей по предоставлению расходов по отчету аванса. Однако это не все. Организация также может задолжать работнику некую сумму, если им была произведена растрата собственных денег на нужны юр.лица. Возмещение происходит по приказу начальства с авансовым отчетом.
Настало время дать более емкую описание и показать специфическую характеристику на 71 счет, активный или пассивный он, что показывает его дебет и кредит. Для начала стоит напомнить, что на 71 спецсчете ведется синтетическая учетность расчетов с подотчетными сотрудниками. Чтобы точно ответить на вопрос об активности или пассивности, нужно понимать, что сальдо этого бухсчета располагается как по дебету, так и по кредиту, следовательно, это активно-пассивный счет, который имеет двойное сальдо и может быть активом и пассивом учета.
Дебетовый остаток подразумевает под собой задолженности сотрудников, занимающихся подотчетными операциями. Кредитовый же остаток, наоборот, учитывает задолженность организации перед подотчетным лицом.
Дебет 71 счет показывает выдачу подотчетных сумм на установленные задачи или возмещение расходов сотруднику, производившему действия за свой счет. Кредит же отображает расходы лица, которые были утверждены посредством документов начальством и возврат неизрасходованных денег.
Чтобы определить финальное сальдо, нужно воспользоваться следующей инструкцией:
- Если начальная сальдовка по 71 бухсчету находится в дебете, то следует прибавить к ней оборот дебета и отнять сумму кредита за отчетный период. Положительное значение будет свидетельствовать о дебетовом сальдо на конец учетного месяца. В ином случае — о кредитном.;
- Если начальная сальдовка по 7 1бухсчету находится в кредите, то следует к ней прибавить оборот по кредиту и вычесть сумму движений дебетовых средств за отчетный период. Таким образом, если конечное значение будет со знаком «плюс», то его следует отразить по кредиту счета, а если со знаком «минус», то по дебету.
Субсчета у 71 бухсчета имеются. Именно по ним и по отдельным подотчетам выполняется построение аналитики и ОСВ. Среди основных субсчетов можно выделить:
- Расчет с подотчетными сотрудниками в национальной валюте Российской Федерации (в российских рублях);
- Расчет с подотчетными сотрудниками в валюте других государств (в иностранной валюте).
Важно! Помимо этих вариантов, организационная и учетная политика организации может позволить ей создать новые субсчета на каждого отдельно работника, утвержденного начальством.
Расчеты работодателя и работника по подотчету: проводки
Находясь в командировке, человек может:
- израсходовать точно ту сумму, что выдана работодателем;
- израсходовать меньше;
- израсходовать больше (доплатив за свой счет).
В первом случае учет ограничивается признанием расходов — по схемам, рассмотренным выше. Во втором и третьем случаях работодатель осуществляет удержание или компенсацию денежных средств.
Как правило, после командировки остается что-то должен именно работник: работодатели стараются выдавать подотчетные деньги с запасом. Излишек он возвращает:
- внося денежные средства через кассу;
- внося оставшуюся за ним сумму на расчетный счет;
- соглашаясь на удержание с зарплаты в счет погашения долга (если сумма им не была вовремя возвращена).
Расходование подотчетных сумм: проводки
Работник может израсходовать полученные средства на разные цели, разрешенные законом и работодателем. Признанный обоснованным расход показывается по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом по счетам:
- 08 — если расходы связаны с покупкой основных фондов;
- 10 — если работник купил материальные запасы;
- 41 — если работник приобрел для своей фирмы товары;
- 20, 26, 44 и иными производственными (связанными с основной деятельностью) счетами — если совершены расходы, необходимые для решения хозяйственных задач организации-работодателя.
Покупка авиабилетов из примера выше — как раз производственные расходы. Иванов в первой и второй командировке, как мы уже знаем, сам покупал билеты. Несмотря на разный способ расчетов с авиакомпанией (наличными и безналично), бухгалтер составит две одинаковые корреспонденции:
- по покупке билета в Санкт-Петербург работником в кассе авиакомпании: Дт 20 Кт 71;
- по покупке билета в Нижний Новгород через сайт авиакомпании по карте: Дт 20 Кт 71.
Счет 71 активный или пассивный
Чтобы понять, является ли счет 71 активным или пассивным, нужно разобраться в том, что показывают проводки, отражаемые на нем.
Счет 71 бухгалтерского учета — это синтетический счет, аналитика которого ведется по каждой подотчетной сумме. Он может иметь кредитовое и дебетовое сальдо как по аналитическим счетам, как и по счету в целом. Поэтому счет 71 в бухгалтерском учете относят к активно-пассивным счетам.
При этом по своей сути это активный счет. Ведь здесь показываются расчеты с работниками по суммам, полученным для оплаты нужд компании, а вовсе не расчеты по «скрытому кредитованию» организации ее сотрудниками в форме оплаты производственных и хозяйственных расходов.
При составлении бухгалтерской отчетности сальдо расчетов с подотчетными лицами на счете 71 показывается развернуто.
Кредиторская задолженность: какой счет использовать
Под кредиторской задолженностью понимается долг юридического или физического лица перед иными лицами. Бухучет может содержать проводки, отражающие как задолженность, срок исполнения обязательств по которой уже наступил, так и ту, для которой срок уплаты еще не подошел. Вся кредиторская задолженность отражается на счетах расчетов. Для этого определены следующие категории расчетов:
- перед поставщиками и подрядчиками;
- перед покупателями и заказчиками;
- по краткосрочным займам и ссудам;
- по долгосрочным займам и ссудам;
- с наемными работниками по зарплате;
- с наемными работниками по другим операциям;
- по налогам и сборам;
- с подотчетниками;
- по соцстраху и соцобеспечению;
- с участниками обществ;
- прочие долги перед разными дебиторами и кредиторами.
Каждой из приведенных расчетных категорий соответствует определенный счет бухучета. Объединяет их то, что все они являются счетами расчетов и поименованы в разделе VI плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.
При составлении отчетности по бухгалтерии кредиторку отражают в пассиве баланса. Величина задолженности должна быть достоверной, поэтому организация обязана регулярно по утвержденному графику проводить ее инвентаризацию.
О том, как провести инвентаризацию кредиторки, см. в статье «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».
Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
- выдавать деньги можно только работникам компании;
- выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
- максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
- лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
- срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
- все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Что может показать оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 позволяет увидеть процесс формирования остатков по синтетическому счету в разрезе его аналитики.
Аналитическим признаком (субконто), по которому строится ведомость, выступают подотчетные лица.
Оборотно-сальдовая ведомость формируется за некоторый промежуток времени и позволяет проконтролировать:
- входящую и конечную задолженность подотчетных лиц перед организацией;
- входящую и конечную задолженность компании перед сотрудниками;
- суммы, полученные под отчет;
- суммы, по которым отчитались подотчетники.
Она состоит из 7 столбцов:
- в первом указываются счет и его аналитический признак;
- во 2-м и 3-м — сальдо на начало периода;
- в 4-м и 5-м — дебетовые и кредитовые обороты счета 71;
- в 6-м и 7-м — сальдо на конец периода.
По каждому столбцу таблицы выводится отдельный итоговый результат.